Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yürütülen e-Arşiv uygulaması, faturaların elektronik ortamda oluşturulması, saklanması, sunulması ve raporlanmasını içeren bir sistemdir. e-Arşiv faturası, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olmakla birlikte, elektronik ortamda düzenlenmesi ve saklanması sayesinde birçok avantaj sağlamaktadır.
e-Arşiv Uygulamasının Zorunluluğu
e-Arşiv uygulamasının zorunluluğu, GİB tarafından yayınlanan tebliğlerle belirlenir. 2024 itibarıyla, e-Arşiv uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, şunlardır:
- Cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan firmalar
- E-ticaret yapan işletmeler
- Satışları 5 bin TL ve üzeri olan şirketler
- Özel entegratör ile çalışan işletmeler
Bu kapsamda olmayan firmalar, e-Arşiv uygulamasına isteğe bağlı olarak geçebilirler.
e-Arşiv Avantajları
e-Arşiv uygulaması, işletmelere bir dizi avantaj sağlamaktadır. Bu avantajlar şunlardır:
- Daha hızlı ve kolay faturalama: e-Arşiv uygulaması, faturaların elektronik ortamda oluşturulması sayesinde kağıt fatura düzenleme süresini ve maliyetini azaltarak işletmelere zaman tasarrufu sağlar.
- Daha güvenli fatura saklama: e-Arşiv faturaları, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunucularında muhafaza edildiği için kaybolma veya tahrip olma riski minimaldir.
- Daha kolay denetim: e-Arşiv faturaları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kolaylıkla denetlenebildiği için vergi kaçakçılığı riski azalır.
- Daha rekabetçi olma: e-Arşiv uygulamasına geçen işletmeler, müşterilere daha hızlı ve kolay fatura sundukları için rekabette öne geçebilirler.
e-Arşiv Başvurusu
e-Arşiv uygulamasına geçmek isteyen işletmeler, GİB’in e-Belge portalı üzerinden veya özel entegratörlere başvurarak başvuru yapabilirler. Başvuru için gerekli belgeler, GİB’in internet sitesinde yer almaktadır.
e-Arşiv Fatura Düzenleme
e-Arşiv faturası düzenlemek için, öncelikle e-Arşiv uygulamasına geçiş yapılması gerekmektedir. Başvurunun ardından, GİB tarafından verilen kullanıcı kodu ve şifresi ile e-Arşiv uygulamasına giriş yapılır. e-Arşiv uygulamasında, faturanın tüm bilgileri elektronik ortamda girilir ve fatura düzenlenir.
e-Arşiv faturası, alıcıya elektronik ortamda iletilir veya kağıt çıktısı alınarak gönderilebilir.
e-Arşiv Uygulamasının Geleceği
e-Arşiv uygulaması, Türkiye’de dijitalleşmenin öncü uygulamalarından biridir. Bu uygulamanın yaygınlaşması ile birlikte, işletmelerin fatura süreçleri tamamen dijital ortama taşınacaktır. Bu durum, işletmelerin verimliliğini ve rekabet gücünü artırmaya devam edecektir.
e-Arşiv uygulamasının geleceği ile ilgili olarak, aşağıdaki gelişmelerin öngörülmesi mümkündür:
- e-Arşiv uygulamasının zorunlu kapsamının genişletilmesi: GİB, e-Arşiv uygulamasının zorunlu kapsamını genişleterek, daha fazla işletmenin bu uygulamaya geçişini teşvik edebilir.
- e-Arşiv uygulamasının kapsamının genişletilmesi: GİB, e-Arşiv uygulamasının kapsamını genişleterek, daha farklı türde belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesini ve saklanmasını sağlayabilir.
- e-Arşiv uygulamasının uluslararasılaşması: GİB, e-Arşiv uygulamasının uluslararasılaşmasını sağlayarak, işletmelerin yurt dışı ile olan ticaretlerini kolaylaştırabilir.
Bu gelişmeler, e-Arşiv uygulamasının Türkiye’de ve dünyada daha da yaygınlaşmasına ve işletmelere daha fazla fayda sağlamasına yardımcı olacaktır.
e-Arşiv Uygulamasının Önemi
e-Arşiv uygulaması, işletmeler için büyük önem taşımaktadır. Bu uygulama sayesinde, işletmeler aşağıdaki faydaları elde edebilirler:
- Maliyetlerde tasarruf: e-Arşiv uygulaması, işletmelerin kağıt fatura basma ve postalama maliyetlerini ortadan kaldırarak maliyet tasarrufu sağlar.
- Verimlilik artışı: e-Arşiv uygulaması, fatura düzenleme ve saklama sürecini kolaylaştırarak işletmelerin verimliliğini artırır.
- Rekabetçilik: e-Arşiv uygulaması, işletmelerin müşterilere daha hızlı ve kolay fatura sunarak rekabetçiliğini artırır.
e-Arşiv uygulaması, işletmelerin dijitalleşme sürecine önemli bir katkı sağlamaktadır. Bu uygulama, işletmelerin maliyetlerini düşürmesini, verimliliğini artırmasını ve rekabet gücünü geliştirmesini sağlar.